LGPD e a relação com aspectos trabalhistas.

LGPD – LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS – Lei 13.709/2018

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD é uma realidade e necessita ser implementada por todas as empresas junto ao seu jurídico visando resguardar os interesses das partes envolvidas na relação empresarial.

A LGPD aplica-se a qualquer tratamento realizado por pessoa física ou jurídica, independente do meio em que elas se relacionem. A Lei visa sobretudo resguardar a privacidade das pessoas, seu direito à liberdade, intimidade, honra e direitos humanos. Através da regulamentação do uso de dados de todas as pessoas envolvidas na relação é possível resguardar os interesses de cada parte e atender as exigências que a LGPD impõe.

Não obstante a esses fatos, comunicamos que todos os contratos de trabalho liberados pela HM a seus clientes, já vem sendo enviados atendendo as normas estabelecidas pela LGPD quanto a informações, seus conteúdos e exigibilidades possíveis. Lembrando que a ideia central da LGPD é a proteção dos direitos fundamentais, a liberdade e a privacidade, razão pela qual o ideal é que haja a implementação de condutas internas em cada empresa, devendo portanto os empregadores se adaptarem as novas rotinas, implementando procedimentos de controle necessários ao atendimento da Lei.

Neste sentido sinalizamos alguns procedimentos que devem ser seguidos pelas empresas:

CONTRATAÇÃO DE EMPREGADOS

Na ocasião de contratação de empregados, deve ser celebrado junto ao empregado, “Termo de consentimento de uso de dados” para que o empregador possa em posse destes dados, realizar os tramites e compartilhá-los tanto com a contabilidade, quanto com quaisquer órgãos públicos ou pessoas correlatas da relação empregatícia. Disponibilizamos em anexo modelo que deve ser analisado e adaptado para cada situação por cada cliente, junto com seu jurídico.

Entre os documentos e informações a serem solicitadas na ocasião da contratação, é indispensável que sejam apresentados e solicitados: Carteira de trabalho física e/ou digital, Carteira de identidade, CPF, Inscrição no PIS, CNH (quando a função for motorista), Certidão de nascimento de filhos menores de 14 anos, cartão de vacina para menores de 7 anos e comprovante escolar para dependentes com idade de 8 a 14 anos (Finalidade da concessão do salário família) e exame médico admissional (que deverá ser realizado antes da contratação).

OBSERVAÇÃO: O empregador deverá receber os documentos acima com o termo de consentimento assinado pelo candidato!

Sinalizamos que os documentos para contratação, listados acima só podem ser retidos pelo empregador, pelo prazo de cinco dias, mesmo que sejam apenas fotocópias simples ou autentificas, excetuando a carteira de trabalho, que poderá ser devolvida com 48 horas, e os documentos para concessão do salário família, que devem ser arquivados na pasta do trabalhador junto com os documentos contratuais, pois poderão ser solicitados pelo Auditor Fiscal do INSS. Os documentos devem ser devolvidos ao colaborador mediante recibo de entrega datado.

CONDUTAS PROIBIDAS PELO EMPREGADOR

Considerando que a LGPD trata a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem, fica terminantemente proibido exigir dos contratados, ainda que em processo de contratação e análise, os seguintes documentos e informações:

• Certidão de Antecedentes Criminais, Consulta aos Órgãos de Proteção de Crédito, Declaração de Bons Antecedentes Funcionais, Teste de Gravidez e Esterilização e exame de HIV.

É de fundamental importância que vossa empresa se atente a tais pontos e adeque-se as regras impostas pela LGPD evitando assim passivos futuros, seja em fiscalizações ou na relação empregatícia.

Seguimos à disposição para maiores esclarecimentos.

Chirley Braga
Diretoria HM Contabilidade